Руководство по организации
хакатона

Раздел постоянно пополняется

Введение

О методичке

Представляем вашему вниманию руководство по организации технологических соревнований, составленное командой ACTUM для опытных организаторов мероприятий и энтузиастов. Мы подготовили и провели более сотни мероприятий, конкурсов, хакатонов за последние четыре года и накопили большой багаж практических знаний, которым хотим поделиться с вами. Предлагаем вам методические рекомендации, которые родились путем проб и ошибок, и надеемся, что они сэкономят вам время и позволят учесть максимум нюансов при организации технологических соревнований в ваших сообществах.

О технологических соревнованиях

Технологические соревнования или соревнования по решению технологических задач – это форма деятельности, при которой участники стараются превзойти друг друга в применении лучшего подхода к решению технологической задачи и демонстрации рабочего прототипа такого решения за ограниченный промежуток времени. Это может быть, к примеру, задача построения имитационной модели умного города, разработка роботизированного помощника, мобильного или веб-приложения. Принять участие в соревновании может как команда, так и отдельный человек. Победитель, как правило, получает денежный приз, которым может распорядиться по собственному усмотрению. Помимо возможности побороться за денежное вознаграждение участники также получают возможность получить финансирование на доработку представленного решения и заключить контракт с партнерами соревнования о его коммерческом использовании.

Для бизнеса технологические соревнования – это кладезь талантов, идей, подходов и решений, способных осуществить прорыв на рынке и предоставить конкурентное преимущество. Для общества – платформа для сотрудничества представителей научного, инженерного и бизнес-сообществ. Технологические соревнования также являются полезным инструментом в руках государства, содействуя росту технологического предпринимательства, обеспечивая спрос на открытые данные и минимизируя риски перехода к цифровой экономике.

Хакатон как разновидность технологических соревнований

Термин «хакатон» происходит от слияния двух английских слов «hacking» и «marathon», и традиционно обозначает командное соревновательное мероприятие для представителей сферы IT (разработчиков, программистов, архитекторов, дизайнеров, аналитиков, менеджеров, а также обучающихся по этим направлениям). На практике специализация участников хакатонов не ограничивается исключительно сферой IT, приветствуются также специалисты из предметной области хакатона: биологи, инженеры, управленцы, ученые.

Задача участников в командах из 2-6 человек за 24-48 часов создать рабочий прототип решения (MVP – «minimum viable product») задач компаний-партнеров или в рамках свободной номинации. На площадках как правило присутствуют эксперты, к которым участники могут обращаться с вопросами по специализации хакатона. Работа на мероприятии ведется круглосуточно: многие участники запасаются кофе, энергетиками и остаются ночевать на площадке. По истечению времени представители от команд демонстрируют свои проекты перед жюри, которые оценивают представленные проекты по заранее известным критериям и определяют победителей.

Хакатон глазами участника
Хакатон глазами организатора

Помимо классического существуют и другие разновидности хакатонов

  • Классический хакатон 24-48 часовое очное соревнование команд по созданию прототипов продуктов на основе заданий от компаний
  • Образовательный хакатон 3-5 дневная образовательная программа с закреплением полученных навыков в формате классического хакатона в финале
  • Мейкертон, Хардатон Очное соревнование по созданию прототипов на стыке программирования и производства на базе фаблабов и инжиниринговых центров
  • Онлайн хакатон Хакатон, который проходит в виртуальной среде внутри единой цифровой платформы
  • Хакатон-акселератор Хакатон по доработке существующих проектов в рамках определенной темы или технологии
  • Корпоративный хакатон Хакатон по решению задач компании командами сотрудников этой компании
Ценность хакатона

Для организаторов

  • Формирование базы специалистов и талантливых разработчиков;
  • Формирование базы проектов, взаимодействие с акселераторами и бизнес-инкубаторами для продвижения команд с их проектными решениями;
  • Агентское вознаграждение от коммерческих партнеров.

Для компаний

  • Идеи новых прорывных технологий и прототипы продуктов, которые можно выгодно внедрить на рынке;
  • Тестирование гипотез с минимальными вложениями ресурсов;
  • Поиск, отбор и рекрутинг талантов;
  • Продвижение новых продуктов, подходов, формирование сообществ вокруг них; поддержание имиджа компании с проектным подходом и практиками технологического предпринимательства;
  • Формирование технологической повестки;
  • Проведение открытых конкурсов по поиску подрядчиков, доработка ТЗ по проектам цифровой трансформации.

Для участников

  • Проверка собственных сил и возможность прокачать навыки;
  • Знакомство с потенциальными заказчиками, инвесторами, единомышленниками;
  • Возможность выиграть денежный приз;
  • Возможность реализовать придуманный на хакатоне проект по контракту или запустив свой стартап.

В истории есть случаи громких коммерческих успехов проектов, начало которых было положено на хакатонах. Например, крупнейшая в Азии онлайн площадка для купли-продажи подержанных вещей Carousell (более 70 млн. долл. инвестиций), служба обмена сообщениями GroupME (куплена Skype в 2016 г., стоимость сделки около 80 млн. долл.), популярное в 30-ти странах мира приложение для заказа такси EasyTaxi (более 75 млн. долл. инвестиций) и другие.

В США и Канаде хакатоны начали активно набирать популярность начиная с 2000-х годов. Интерес к хакатонам в Россию пришел спустя десятилетие, о чем свидетельствует статистика поисковых запросов Google и Яндекс (рис. 1 и 2)

Частота поиска слова «хакатон» в рунете по данным Google, 2008-2018 гг.
Рост числа запросов слова «хакатон» в России по данным Яндекс, 2017-2018 гг.

В России культура поддержки проектов после хакатонов только начинает формироваться. Мы, команда ACTUM, ставим одной из своих задач ускорение этого процесса и надеемся найти в вашем лице единомышленников.

О платформе actum.online

ACTUM - это цифровая платформа, предлагающая удобный инструментарий для проведения технологических соревнований в очном, онлайн и смешанных форматах. Наша миссия – снижение рисков цифровизации экономики. Мы создаем пространство и условия для роста технологических инициатив в формате открытых инноваций, где участники получают возможность придумать и создать прототип технологичного продукта, добиться высоких показателей и заслужить признание экспертов и лидеров рынка. Инструментарий платформы призван помочь организаторам технологических соревнований привлечь к участию как можно большее число участников, повысить эффективность коммуникаций и администрирования на этапах подготовки, проведения мероприятия и после его окончания.

Методика организации хакатона

1. Оценка ресурсов

Прежде, чем приступить к организации хакатона, необходимо четко понимать, какими ресурсами вы уже располагаете. Ваши ресурсы - это ваше преимущество перед другими организаторами и отправная точка в диалоге с заказчиком и партнерами.

Человеческие ресурсы

Для начала реализации любого дела необходима команда, которая заинтересована в проекте и нацелена на результат. Размер команды зависит от масштаба планируемого мероприятия, времени, закладываемого на подготовку, времени, которое каждый член команды готов уделять проекту, и суммарных компетенций. Четкое распределение ролей и зон ответственности экономит время при подготовке к мероприятию. Для наглядности приведем пример того, какие функции и роли складываются в нашей команде для организации хакатона на 100 человек.

Роль и функционал

Роль определяет для каждого человека набор его зон ответственности и полномочий в проекте.

Менеджер проекта

Разработка концепции и бюджета мероприятия, ведение переговоров с Заказчиком, заключение договоров, контроль исполнения задач командой и соблюдения сроков реализации, организация работы на площадке.

Менеджер по работе с партнёрами

Привлечение партнёров, инфопартнёров, СМИ; создание предложений, спонсорских пакетов; ведение коммуникаций с партнерами; отслеживание соблюдения обязательств перед ними.

Дизайнер

Создание визуальной концепции проекта, брендбука; разработка дизайна полиграфии, сувенирной продукции для проекта; взаимодействие с профильными подрядчиками.

Менеджер по работе с участниками

Привлечение участников, ведение коммуникаций с ними на этапах подготовки, проведения и после окончания мероприятия помощь в формировании команд; контроль прохождения промежуточных проверок во время хакатона; содействие коммуникациям между участниками и компанией-заказчиком после завершения мероприятия.

Ролей в команде может быть гораздо больше, а может быть и меньше, если, например один человек берет на себя несколько функций. Если в вашей команде не достает некоторых необходимых компетенций (например, дизайнера), можно воспользоваться услугами подрядчика.

Хакатон невозможен без инициативы:

  1. исходящей (организации, которые проводят хакатоны)
  2. входящей (компании, желающие провести хакатон)
  3. внутренней (в случае, если компания самостоятельно проводит хакатон)
Соедините команду и инициативу - получится инициативная команда организаторов, которая сможет провести успешный хакатон!

Рекомендации: для более эффективной работы внутри команды можно пользоваться сервисами, которые помогают видеть все задачи, стадии, сроки их выполнения и ответственных на общей доске, например, Trello. Также все данные лучше всего хранить в облаке, к которому имеют доступ все члены команды, например, Google Диск/Яндекс Диск/Облако Mail.ru и другие хранилища. Для быстрой коммуникации и обменом файлами можно использовать чат в мессенджерах: Telegram/WatsApp/Slack и др.

Финансовые ресурсы

Проведение хакатона может подразумевать определенные расходы, например, на организацию питания участников, оплату услуг типографии, сувенирную продукцию и т.д. Если на этапе оценки собственных ресурсов вы понимаете, что ваших финансовых ресурсов недостаточно или они отсутствуют, вам будут полезны рекомендации из раздела 2 «Взаимодействие с заказчиком».

Человеческие ресурсы

Преимуществом будет, если в вашем распоряжении имеется площадка (требования к площадке см. в пункте 3.2 «Требования к площадке»), на которой можно провести хакатон без дополнительных финансовых расходов (например, в вашем университете или офисе). Это позволит сократить время на поиск подходящего места и бюджет всего мероприятия. Если у вас нет подходящей площадки, подумайте, кто может предоставить ее вам бесплатно или за небольшую плату в обмен на статус партнера или соорганизатора.

2. Взаимодействие с заказчиком

Это один из самых важных пунктов подготовки хакатона. Речь пойдет о ключевых вопросах, подлежащих согласованию с заказчиком на протяжении всего цикла организации мероприятия*.

* Иногда бывает так, что в качестве Заказчика и организатора хакатона (Исполнителя) выступает одна и та же сторона. В таком случае рассматриваемые вопросы согласовываются внутри команды.

Хорошо, если заказчик сам вас нашел и имеет представление о целях проведения хакатона. Если нет, становятся актуальными вопросы: как найти заказчика, определить круг целей и задач, которых поможет достичь хакатон, и какие важные нюансы следует учесть при заключении договоренностей о проведении хакатона.

2.1. Поиск заказчика

Самая простая методика поиска заказчика на начальных этапах, когда о вас, как об организаторе, практически ничего не известно на рынке, ー поиск через ваше окружение. Ваша семья, друзья и люди, с которыми вы общаетесь будут первыми, кто поверит в вас и ваши силы, помогут, поделятся контактами нужных людей.

Также с потенциальными заказчиками или партнерами можно связаться по электронной почте. Вам вероятнее ответят, если вас представит или порекомендует третья сторона. Целью первоначального электронного письма является планирование телефонного звонка или встречи для обсуждения деталей мероприятия.

В разговоре с потенциальным заказчиком поставьте перед собой четыре задачи:

  1. Проинформировать партнера о вашей деятельности, рассказать, как обычно проходят подобные мероприятия и почему им может быть интересно провести такой формат мероприятия;
  2. Обозначить выгоду заказчика, которую он получит при проведении хакатона, предложить разные варианты;
  3. Определить примерный бюджет мероприятия. Для этого нужно позволить потенциальному заказчику вести большую часть беседы, задавая необходимые вопросы, чтобы узнать, какие проблемы в компании есть, как их можно решить и какие цели могут быть у хакатона (разработка прототипа, HR, позиционирование бренда и др.);
  4. Договориться о дальнейших действиях. Не забывайте о сроках! Каждая компания по-разному формирует бюджет, кто-то может выделить его в любой момент, а у кого-то он закладывается в конце декабря – начале января. Важен индивидуальный подход к каждому заказчику. Подробнее о планировании бюджета в пункте 3.1 «Планирование бюджета»)

Заказчик является Генеральным партнером мероприятия. С его согласия можно привлекать и других партнеров, которые могут предоставить конкурсные задачи, выделить призы или часть призового фонда. Дополнительные партнеры мероприятий могут также предоставить сувенирную продукцию, оказать кейтеринговые услуги на различных условиях.

2.2 Формирование предложения

Чтобы заинтересовать Заказчика необходимо показать ему, каким образом хакатон удовлетворит его потребности.

Обычно хакатоны проводят для того, чтобы:

  1. Протестировать гипотезы. Если компания хочет быстро внедрять новые технологии и идти в ногу со временем, она заинтересована экономить время на тестирование гипотез и разработку необходимых технологических решений.
  2. Найти специалистов в компанию. Крупные компании заинтересованы в профессиональных сотрудниках и молодых кадрах. На хакатоне можно выявить таланты, определить команды с качественными решениями, сделать предложения участникам и командам по дальнейшему взаимодействию. Это может быть предложение о доработке прототипа или непосредственно о работе в этой компании;
  3. Найти стартапы и подрядчиков. Заказчик может предложить сильным командам доработать свой прототип или выступить в роли подрядчика для выполнения похожих услуг за определенную плату. Часто в хакатонах принимают участие слаженные профессиональные команды, специализирующиеся на тематике хакатона, которых привлекает интересная задача и перспективы дальнейшего сотрудничества;
  4. Провести PR-кампанию. Благодаря освещениям в СМИ и сети Интернет компания заявляет о себе, своих технологиях, конкурентоспособности, находится в тренде передовых цифровых технологий или формирует технологическую повестку в своей отрасли.

2.3 Согласование видения хакатона

Цель

Важно понимать, для чего проводится хакатон. Если он не имеет цели, значит, организовывать его нет смысла. Нужно четко видеть конечный результат и отталкиваться от него при подготовке. Например, если заказчик желает получить на выходе 30 потенциальных кадров, специализирующихся в Big Data, то стоит сформировать определенную воронку, чтобы понять, сколько должно быть победителей, участников, регистраций, поскольку с каждым потоком происходит отсеивание позиций. Все это помогает оценить сроки запуска рекламной кампании и точного позиционирования целевой аудитории участников.

Как упоминалось ранее, целями заказчика может являться тестирование гипотез, поиск специалистов, PR-кампания, создание новых прототипов для дальнейшей работы. Это далеко не все цели, которые преследуют компании, в данном случае важно удовлетворить потребность Заказчика, четко обозначив все условия в ходе переговоров. Лучше всего на этапе определения цели хакатона прописать желаемые качественные и количественные результаты, отражающие её достижение.

Формат

Существует три варианта формата проведения хакатона. Очный или Offline, при котором все действия проходят непосредственно на площадке в реальном времени. Online – хакатон, проходящий в Интернете, где участники на своих местах решают задачи, загружают чек-поинты на Платформу actum.online, результаты на репозиторий и могут в формате online защищать свои проекты перед экспертами, например, по Skype/Zoom. Третий формат – смешанный, который предполагает либо параллельное участие в форматах online и offline, либо сначала проведение отборочного этапа online, а после - очного конкурса для лучших команд на некоторой площадке. Заказчик выбирает любой удобный формат хакатона в соответствии с задачами и возможностями.

Тематика

В зависимости от цели хакатона формируются конкурсные задачи, которые отражают его технологическую направленность. Тематики могут быть совершенно разные:

  • Augmented Reality
  • Big Data
  • Blockchain
  • Cloud Computing
  • Computer Vision
  • Cybersecurity
  • Face Recognition
  • Information Technology
  • Internet of Things (IoT)
  • Machine Learning
  • Neuroscience
  • Quality Assurance (QA)
  • Quantum Technology
  • Robotics
  • Smart City
  • Speech Recognition
  • Swarm Intelligence
  • Virtual Reality

Данный список не ограничивается перечисленными технологиями. Фокус на тематику помогает найти специалистов с необходимыми компетенциями для участия в хакатоне.

Концепция

С Заказчиком важно обсудить общую концепцию мероприятия для того, чтобы правильно позиционировать хакатон. Грамотная подача информации привлечет заинтересованную аудиторию участников. Концепция бывает смысловая и визуальная, и обычно привязывается либо к тематике задач, либо к месту события. Подробнее о концепции хакатона в п.3.3 «Концепция».

Задачи

Важно совместно с заказчиком прописать конкурсные задачи и номинации. По усмотрению заказчика в рамках хакатона участники могут выбрать несколько задач, но на наш взгляд для более детальной проработки целесообразнее предоставить возможность выбора только одной задачи.

Результатом решения задачи будет созданный продукт или протестированные данные, которые соответствуют критериям оценки.

Оптимальное количество задач в хакатоне на 100 человек – от трёх до четырёх. Поскольку призовой фонд делится относительно количества задач, предоставление участникам возможности выбора задачи повышает их шансы на победу. Это напрямую влияет на мотивацию и качество представленных решений. Подробнее о формулировке задач в п. 3.8 «Формулировка задач и критериев оценки».

Целевая аудитория

С заказчиком следует обговорить особенности целевой аудитории хакатона. Школьники, студенты, специалисты с опытом или готовые команды - понимание целевой аудитории поможет вам правильно сформулировать описание мероприятия, задачи, укажет на эффективные каналы продвижения. В зависимости от требований к участникам хакатона специалисты, обладающие соответствующими компетенциями, принимают решение об участии.

Классифицировать участников хакатона можно по нескольким признакам. Например, по функциональным направлениям: программисты, дизайнеры, менеджеры продуктов и проектов, экономисты, аналитики. Можно классифицировать и по специализации, например, графические дизайнеры, продуктовые дизайнеры, UX дизайнеры, дизайнеры игр, motion-дизайнеры, моделлеры; разработчики, владеющие языками программирования: Java, JavaScript, C/C++, C#, Unity, PHP, Ruby, Ruby on Rails, Python, Scala и т.п. Так же можно классифицировать участников по опыту: кому-то нужны зрелые специалисты-профессионалы, чтобы на выходе получить готовый продукт, а кто-то допускает участие студентов, так как заинтересован в найме молодых кадров в свою компанию. Допустимо разное видение возрастной целевой аудитории. Гендерное различие обычно не имеет значения.

Рекомендация: Обязательно поднимите вопрос о возрасте участников. Если заказчик допускает возможность участия лиц, не достигших 18 лет, потребуются дополнительные расходы, связанные обеспечением безопасности, транспортом, медицинским обслуживанием (см. п. 3.5.«Положение о конкурсе»).

2.4 Согласование ресурсов

С заказчиком необходимо обсудить также ресурсную составляющую мероприятия.

  • Площадка
  • Оборудование и обеспечение
    Иногда тематика хакатона обязывает организаторов предоставлять специальное оборудование. Например, если тематика хакатона VR/AR – следует обеспечить наличие VR-очков на площадке. Если главная тематика Big Data – заказчики/партнёры должны предоставить участникам датасеты;
  • Продолжительность хакатона 12-48 часов;
  • Отборочный этап
    Необходимость его проведения;
  • Соорганизаторы
    Желание заказчика привлечь соорганизаторов для увеличения масштаба мероприятия и призового фонда;
  • Партнеры
    Возможность привлечения партнеров и условия работы с ними;
  • Эксперты
    Приглашение сторонних профессионалов или внутренних специалистов заказчика для консультирования участников в ходе решения задач;
  • Призовой фонд
    Материальные и нематериальные призы, порядок их получения.*
    *для Москвы и Санкт-Петербурга хороший призовой фонд на 100 человек – от 500.000 рублей, для регионов – от 300.000 рублей;
  • Образовательная часть
    Необходимость проведения образовательного мероприятия на хакатоне (воркшоп, тренинг, мастер-класс от заказчика или партнеров);
  • Бюджет
    Согласование сметы и вид оплаты со стороны заказчика: предоплата, постоплата, частичные выплаты, их сроки и процентное соотношение.

2.5 Финализация договоренностей

Официальный документ, который резюмирует и юридически закрепляет все договоренности с заказчиком – письменный Договор об оказании услуг, в котором должны быть отражены следующие пункты:

  1. Права и обязанности сторон;
  2. Итоговая стоимость исполнения Договора, порядок и условия оплаты;
  3. Порядок сдачи-приемки оказания услуг;
  4. Срок оказания услуг и срок действия договора;
  5. Ответственность сторон;
  6. Порядок разрешения споров;
  7. Заключительные положения;
  8. Приложения (техническое задание, смета).

К Договору прикрепляются два приложения: техническое задание и смета. Пример Договора об оказании услуг.

3. Подготовка хакатона

3.1 Планирование бюджета

Каждая статья расходов согласовывается с ключевым заказчиком. В смете мероприятия важно отразить расходы на следующие категории:

  • Продвижение
    В зависимости от целевой аудитории мероприятия определяются каналы продвижения. Это может быть таргетированная реклама в социальных сетях Вконтакте, Facebook, контекстная реклама в Яндекс.Директ и Google AdWords, размещение публикаций на ресурсах инфопартнеров (в тематических сообществах, группах социальных сетей, чатах в мессенджерах, например, Telegram).

    Бюджет на продвижение рассчитывается с учетом необходимого количества привлеченных участников, трудозатрат специалиста и стоимости самих инструментов продвижения. Предварительные каналы трафика по вашему запросу предлагают специалисты.

    Что касается СМИ, то нужно иметь представление о том, какие издательства может читать потенциальный участник. При упоминании общей информации о мероприятии возможен бесплатный вариант продвижения. Информирование о месте, времени и упоминание названия компании чаще всего является платной услугой. Стоимость такого размещения варьируется от степени известности издания, охвата аудитории, региона читателей.

    Иногда заказчик желает, чтобы упоминание мероприятия в СМИ рассматривалось не только как продвижение, но и как PR. На это закладывается дополнительный расход денежных средств.

    Рекомендация: четко изучите вашу целевую аудиторию. Используйте только те каналы трафика и привлекайте только тех инфопартнеров, которые могут привести вам участников.

  • Фото и видеосъемка
    В дни проведения мероприятия рекомендуется воспользоваться услугами профессионального фотографа и видеографа. Фото- и видеоматериалы нужны для запечатления приятных воспоминаний и ассоциаций участников, связанных с мероприятием, именем заказчика и партнеров. Данные материалы могут послужить хорошим объяснением того, что такое “хакатон” для более широкой аудитории, и могут быть использованы в пост-релизах мероприятия.

    Бюджет на фото рассчитывается из количества часов работы фотографа на площадке, итогового количества фотографий и необходимости обработки исходного материала.

    Бюджет на видеосъемку рассчитывается исходя из видения того, что должно получиться на выходе: требуются ли вставки интервью, сколько брать ракурсов, нужны ли отдельные ролики для формата социальных сетей и т.д. Хорошая практика - сделать полный отчет о проведении мероприятия на сайтах и в социальных сетях, не просто написав об этом пост, а еще и приложив к нему альбом с обработанными фотографиями, а также готовый видеоролик.

  • Питание
    Большинство участников упорно работают на площадке все дни проведения хакатона и не получают за свой труд вознаграждение. Часто участие в хакатоне сопряжено с большими издержками для участников, в особенности, приезжих. Чтобы не отпугнуть от участия таланты и обеспечить участникам максимально продуктивную атмосферу, в мировой практике сложилось так, что расходы на питание несет заказчик.

    Бюджет на питание формируется за счет количества участников и числа приемов пищи. Можно угощать участников и пиццей (этого может быть достаточно для однодневного хакатона), но лучше всего обеспечить сбалансированное питание. В среднем на трехдневный хакатон необходимо заложить 1500 рублей на человека (2 обеда, 2 завтрака, 2 ужина), а также обеспечить постоянный доступ к чаю, кофе, печенью.

  • Площадка
    Помимо арендной платы необходимо учесть возможные дополнительные услуги, которые в эту стоимость могут не входить. Например, плата за оборудование (микрофоны, проектор, экран и т.п.), уборку помещения после мероприятия, наличие административного персонала на площадке, оплата услуг гардеробной, охраны. Узнайте подробности оплаты услуг по площадке согласно техническому заданию заранее и включите эти статьи расхода в смету.

  • Рекламные конструкции
    В качестве фотозоны на хакатонах обычно используется press-wall с размещением логотипа мероприятия, компании-заказчика, партнеров. Для него требуется специальная конструкция, которую можно купить или взять в аренду в типографии. При этом учитывается размер печатного баннера (обычно, 3х2 м или 3х2,5м), покупка или аренда конструкции, а также монтаж/демонтаж, которые осуществляет представитель подрядной компании.

    Для информирования о компании/ее услугах используется roll up - раздвижной мобильный стенд с механизмом автоматического сматывания в рулон информационного полотна. Его удобно брать с собой на мероприятия, так как он складывается в чехол и имеет небольшие размеры для удобной транспортировки.

  • “Чеки” для победителей
    Под чеками понимаются большие “сертификаты” для победителей, изготовленные из пенокартона и имеющие размер примерно 120 х 50 см (длина может варьироваться до 150 см, ширина в соответствии с ней). Такие чеки помогают создать образ вручения денежного приза, так как на них указывается сумма выигрыша, а также позволяют сделать красивые фотографии. Один чек в среднем стоит 3500 - 5000 рублей.

  • Печатная и сувенирная продукция
    Под данную категорию попадают футболки, толстовки, бейсболки, рюкзаки, флешки, сумки, блокноты, браслеты, ручки, стикеры, ленты для бейджей, дипломы, рамки, канцелярия. Стоимость каждой позиции различается в зависимости от типографии. Заказчик определяет, какую продукцию использовать, тем самым меняя величину расходов на нее. Часть позиций он может взять на самостоятельную проработку (например, если в компании есть собственная типография, то в услугах подрядчиков они не будут нуждаться)

  • Призовой фонд
    Данная статья расходов закладывается в смету, если перечисление призовых средств будет осуществляться организаторами. В некоторых случаях компании берут эту ответственность на себя.

  • Агентское вознаграждение
    Статья расходов «Агентское вознаграждение» формируется из себестоимости трудозатрат и прибыли стороны, которая берет на себя услуги по организации хакатона.

    Работа сотрудников, привлеченных к работе при подготовке мероприятия, должна быть оплачена. Чтобы определить величину агентского вознаграждения необходимо посчитать количество сотрудников и мероприятий, которые команда может реализовать в месяц (обычно, около двух). Суммировать оплату труда каждого сотрудника и разделить на количество мероприятий. Не забудьте включить в расчет процент обязательных налогов и отчислений с заработных плат.

  • Налоги и отчисления
    Существует несколько систем налогообложения. В зависимости от имеющейся у вас, следует прибавить налоги к каждой статье расхода:

    • Упрощенная система налогообложения Доходы 6%;
    • Упрощенная система налогообложения Доходы минус расходы 15%;
    • Общая система налогообложения от 20% и выше + НДС;
    • Налог на приз 35% (при самостоятельной выплате)

    При составлении сметы необходимо знать рыночные цены товаров и услуг, чтобы не уйти в минус. Пример: Смета хакатона типовая

3.2 Требования к площадке

Подумайте, сколько участников, экспертов, организаторов, жюри, СМИ и гостей вы ожидаете на хакатоне. В зависимости от планируемого числа людей сформулируйте технические требования к площадке: площадь и вместимость помещения, скорость интернета, число столов, стульев, микрофонов, единиц оборудования для выполнения задачи, если это необходимо, и т.д. Площадкой, необходимой для проведения хакатона, может располагать университет, коворкинг, кванториум, “Точка кипения”, офис компании-заказчика или партнера.

В зависимости от бюджета можно рассматривать любые другие площадки, главное, чтобы они удовлетворяли общим требованиям, необходимым для продуктивной и комфортной работы участников.

Пример общих требований к площадке для проведения хакатона:

  • Круглосуточный доступ на площадку для всех участников, экспертов, организаторов, жюри, СМИ, гостей;
  • Наличие пространства для церемоний открытия/закрытия, презентаций участников;
  • Наличие пространства для комфортной работы команд;
  • Наличие гардероба в холодные времена года;
  • Наличие пространства или условий для приема пищи (для всех участников или по партиям);
  • Наличие зоны для кофе-брейка;
  • Наличие уборных;
  • Наличие парковки (по требованию).

Логистика

Важно также учесть наличие на площадке важных элементов и их количество:

Проектор и полотно, ноутбук, колонки, микрофоны, кликеры

в расчете на число комнат/залов, в которых планируется защита решений команд. Микрофоны в зал в расчете 3 шт. на 100 человек.

Столы и стулья

в расчете на число команд и участников

Скорость интернета

не меньше 100 Мбит/с; возможность выдержать количество подключений, соответствующее количеству участников

Удлинители

1 фильтр на 5 человек/команду

“Мягкие зоны” (пуфы, диваны)

минимум 20 шт на 100 человек

Мусорные ведра

1-2 шт. на 10 человек

Вода, кофе, чай, печенье

в неограниченном количестве

Зона регистрации

2 стола, 4 стула, 4 волонтера из расчета на 100 человек

Количество туалетов

минимум 4 кабинки на 100 человек

3.3 Концепция

Как упоминалось ранее, концепция бывает смысловая и визуальная.
Оформление смысловой концепции поможет объяснить необходимость проведения хакатона для компании, привлечь большее количество заинтересованных партнеров, участников и СМИ. Чем интереснее подан посыл, тем выше освещенность мероприятия. Можно привязать концепцию к направленности задач или разработать видение в связи с особой тематикой, например, отталкиваясь от места проведения, (как вариант, связать с космической тематикой, если хакатон проводится в музее космонавтики).
Важно также проработать визуальную концепцию мероприятия, так как от общей стилистики мероприятия во многом зависит впечатление об уровне организации.

3.4 Дизайн

Стилистика мероприятия подразумевает дизайн медиаматериалов, полиграфии, сувенирной продукции. На основе тематики хакатона создается его визуальный стиль.

Рекомендация: обговорите с заказчиком, насколько строго дизайн мероприятия должен соответствовать брендбуку компании. В случае необходимости следования брендбуку – фирменному стилю компании, – его необходимо применять везде, где используется дизайн.

Всё визуальное оформление распространяется и на сувенирную, и на печатную продукцию, а именно, на:

  • Бейджи для участников, экспертов, организаторов, членов жюри, волонтеров, прессу, гостей;
  • Баннеры для социальных сетей, мессенджеров;
  • Дипломы для победителей или чеки;
  • Roll up, press-wall;
  • Стикеры, ручки, блокноты, футболки, браслеты, рюкзаки.

Количество сувенирной продукции зависит от пожеланий заказчика. В данном случае креатив только приветствуется.

Чек-лист для дизайнера:

  1. медиа-материалы
    • Макет объявления для социальных сетей (Vk, Facebook, Instagram)
    • Макет баннера для платформы actum.online (16:9)
    • Макет для чатов (Telegram)
    • Макет бейджей
  2. печатные материалы (по согласованию с заказчиком/при наличии бюджета)
    • Макет дипломов или чеков (по выбору)
    • Макет пресс-волла
    • Макет футболок
    • Макет толстовок
    • Макет блокнотов
    • Макет ручек
    • Макет браслетов
    • Макет наклеек
    • Макет лент для бейджей
    • Макет стикеров

Для тех участников, которые дошли до финала, будет возможность получить электронный сертификат об участии в хакатоне на платформе actum.online.

Рекомендация: при изготовлении футболок/толстовок обратите внимание на размерную сетку. Футболки могут маломерить и не подойти большинству участников, в данном случае единый стиль мероприятия прослеживаться не будет. Это напрасно потраченные деньги.

Помните, что цвета rgb (на экране монитора) отличаются от цветов cmyk (при печати), поэтому лучше сразу делайте брендинг в CMYK цветах, если планируется много полиграфии. В таком случае вам удастся избежать несоответствия в цвете. Также проверяйте качество печати и материалов (делайте пробу).

3.5 Положение о конкурсе

Для того чтобы хакатон прошел качественно, по регламенту, создается «Положение о проведении хакатона». Положение определяет функции и права участников и организаторов, порядок проведения Хакатона, критерии и методику оценки проектов. Также вся информация об организаторе хакатона, правилах участия, о сроках проведения и сроках регистрации для участия в хакатоне, о количестве призов, сроках, месте и порядке их получения размещена на сайте, расположенном во всемирной сети Интернет в разделе «Карточка мероприятия» на платформе actum.online, туда же прикрепляется Положение. Организатор оставляет за собой право изменять Положение хакатона по собственному усмотрению в одностороннем порядке и вносить изменения в положение с публикацией этих изменений на сайте. Такого рода изменения вступают в силу с момента их публикации на сайте.

Рекомендация: Обратите внимание на критерии оценки проектов. По каждому отдельному хакатону они должны быть строго прописаны в Положении.

Если в хакатоне принимают участие лица, не достигшие 18 лет, необходимо предусмотреть особые меры:

  1. При оформлении документов на трансфер несовершеннолетних участников необходимо наличие сопровождающего лица, на которого каждому родителю нужно оформить доверенность и заверить её у нотариуса;
  2. Наличие медработника в автобусе;
  3. Уведомление ГИБДД и сопровождение автобуса с детьми машиной ГИБДД согласно Постановлению Правительства РФ от 17.12.2013 N 1177 (ред. от 08.08.2018) "Об утверждении Правил организованной перевозки группы детей автобусами";
  4. Предоставление спальных мест вне площадки проведения хакатона, так как перевозка должна осуществляться днём (а в ночь с четверга на пятницу вы должны где-то ночевать);
  5. Предоставление ноутбуков для работы;
  6. Наличие медработника круглосуточно на площадке.

Рекомендация: не забудьте указать возраст участников и требования к несовершеннолетним (если таковые допускаются к участию) в Положении о проведении хакатона.
Пример Положения о проведении хакатона

3.6 Выигрыш и призовой фонд

Форму поощрения отличившихся участников хакатона определяет заказчик хакатона. Чаще всего главное, за что соревнуются участники хакатона, это денежный приз. Наличие призового фонда позволяет смело продвигать мероприятие в социальных сетях, указывая на ценность для участников. Цифры всегда придают значимость событиям.

Также не исключена возможность предоставления награды в нематериальном виде, например, возможность прохождения стажировки в компании, предложение о найме на должность в штат или возможность реализовать представленный проект как подрядчик. Поощрение победителей может осуществляться также в форме призовой продукции эквивалентной стоимости по усмотрению организатора и партнеров.

Общая сумма призового фонда может распределяться следующим образом:

  • делением равных сумм относительно количества задач (например, 100.000 рублей, 100.000 рублей и 100.000 рублей при условии общего призового фонда в 300.000 рублей);
  • в зависимости от сложности задач (150.000 рублей, 100.000 рублей, 50.000 рублей при условии общего призового фонда в 300.000 рублей);
  • от качества проработанных решений (на усмотрение членов жюри).

Рекомендация: Учтите, что согласно Налоговому кодексу РФ в отношении стоимости любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, применяется ставка НДФЛ в размере 35%.

3.7 Анонс мероприятия

Для продвижения хакатона рекомендуем оформить страницу регистрации с описанием мероприятия на платформе actum.online. От вас потребуется указать всю важную информацию о проведении конкурса: концепцию мероприятия, описание, информацию о заказчике и подготовленные кейсы, программу хакатона, адрес проведения, а также величину призового фонда. Здесь же участники смогут посмотреть зарегистрированные команды и чек-поинты, которые им нужно будет проходить в течение хакатона.

В описании также рекомендуется указать контакты организаторов и ссылку на чат данного хакатона (например, в Telegram) для удобства коммуникаций с участниками.

В отдельной графе размещается программа хакатона. Она формируется в зависимости от длительности мероприятия.

Рекомендация: лучше всего планировать проведение события в выходные дни. Это снизит вероятность отказа в связи с занятостью со стороны участников, экспертов и организаторов. Если вы планируете классический 48-часовой хакатон, рекомендуем начать его в пятницу вечером. Если 12-часовой, то с утра до вечера в один день.

Пример программы 48-часового хакатона

  • Пятница:
    • 19.00 — Регистрация участников, кофе-брейк
    • 20.00 — Приветственное слово организаторов и партнеров
    • 21.00 — Презентация команд
    • 21.20 — Формирование команд, рассадка
    • 21.30 — Промежуточная проверка №1: Команда, проект, роли, план
    • 22.00 — Ужин
    • 23.00 — Ночной режим работы над проектами
  • Суббота:
    • 10:00 — Завтрак
    • 11:00 — Промежуточная проверка №2: Результаты работы за ночь
    • 12:00 — Начало работы с экспертами
    • 14:00 — Обед
    • 15.00 — Продолжение работы с экспертами
    • 17:00 — Окончание работы с экспертами
    • 19:00 — Ужин
    • 20.00 — Промежуточная проверка №3: Результаты работы с экспертами
    • 22:00 — Ночной режим работы над проектами
  • Воскресение:
    • 10.00 — Завтрак
    • 11.00 — Промежуточная проверка №3: Результаты работы за ночь
    • 12:00 — Начало работы с экспертами
    • 14.00 — Обед
    • 15.00 — Финальная работа над прототипом
    • 16.00 — Итоговая проверка прототипов и выгрузка презентаций
    • 17.00 — Презентация проектов
    • 19.00 — Подведение итогов, награждение
    • 20.00 — Завершение хакатона

Пример программы 12-часового хакатона

  • День хакатона
    • 9:00-10:00 — Регистрация
    • 10:00-10:30 — Церемония открытия
    • 10:30-11:00 — Формирование команд, начало работы
    • 12:00-13:00 — Обед
    • 13:00-14:00 — Workshop "Защита проекта"
    • 17:00-18:00 — Ужин (пицца)
    • 18:00-19:00 — Защита проектов
    • 20:00-21:00 — Церемония награждения

3.8 Формулировка задач и критерии оценки решений

Как правило конкурсные задачи формулирует заказчик хакатона. От того, насколько они интересны, и насколько грамотно составлено их описание, зависит количество привлеченных участников и успех всего мероприятия.

Рекомендация:Описание задач не должно быть похоже на техническое задание, т.к. участники хакатонов не любят решать задачи по инструкции. Важно оставить простор для творчества, креатива и новых идей.

Если заказчик не может сформулировать задачу, организатор должен помочь ему выявить актуальные потребности или требующие решения проблемы.

Примеры потребностей заказчика:

  • Запуск нового продукта и тестирование гипотез;
  • Поиск прорывных идей для новых продуктов или совершенствования уже существующих;
  • Совершенствование текущих процессов;
  • Поток специализированных кадров.

Аспекты, которые рекомендуется охватить при формулировке задач:

  • Предпосылки. На усмотрение компании можно описать текущее состояние дел либо ситуацию, которая побудила к постановке данной задачи;
  • Проблема. Обозначить существующую проблему;
  • Задача. Обозначить задачу, которую нужно решить;
  • Возможные варианты решения. Можно упомянуть о них, если у заказчика имеется определенное видение того, что хочется получить на выходе;
  • Потребители. При необходимости можно указать, на какую целевую аудиторию будет направлен продукт;
  • Требования к продукту. Актуально, если существуют формальные требования к продукту, от которых нельзя отступать;
  • Возможные ограничения. Описать возможные ограничения по использованию каких-либо сервисов, вспомогательных инструментов, либо препятствующие внешние факторы;
  • Вспомогательные сервисы. Сервисы, которые могут помочь в решении поставленной задачи;
  • Платформы реализации. Например, Android, IOS, Web;
  • Критерии оценки. В зависимости от задач критерии могут быть разными;
  • Материалы на выходе. Указать перечень материалов, которые необходимо предоставить к защите решения.

Примеры критериев оценки представленных к защите решений:

  1. Реализация: насколько хорошо проект был выполнен и объяснен? Прототип оказался рабочим?
  2. Состоятельность: насколько ресурсно обеспечено решение? Существует ли потенциал для устойчивой бизнес-модели?
  3. UI/UX: насколько привлекателен дизайн решения и проработан пользовательский опыт?
  4. Оригинальность: насколько предложенное решение является оригинальным, творческим и уникальным?
  5. Масштабируемость: насколько масштабируемо предложенное решение? Возможно ли его тиражировать?
  6. Простота: насколько проста схема рейтингования и формирования команд для развития инициативы, взаимосвязь между сообществами?

Перечень материалов, которые обычно требуются к защите от команд

  1. Краткая аннотация предложенного решения (2-3 предложения о сути проекта и о том, какую проблему решает);
  2. Презентация (на последнем слайде обязательно указать информацию о членах команды, их контакты, прикрепить ссылку на GitHub с кодом прототипа решения);
  3. Live Demo прототипа (это не обязательно, но будет огромным плюсом).

Рекомендация:В анонсе мероприятия не стоит подробно описывать задачи. Лучше прикрепить их отдельным файлом в форматах .doc, .pptx или .pdf.

Результатом решения задачи будет созданный продукт или протестированные данные, которые соответствуют критериям.

3.9 Маркетинг и продвижение хакатона

Отправной точкой для маркетинга и продвижения является наличие страницы для регистрации участников. Использование платформы actum.online может значительно упростить эту задачу организаторам. Подробнее о процессе создания карточки мероприятия в разделе 6. «Возможности платформы actum.online»

Наиболее распространённые инструменты продвижения:

  1. Публикации в СМИ (новостные порталы и сайты)
  2. Публикации в социальных сетях
  3. Афиши (печатная продукция)
  4. Реклама (в т.ч. в социальных сетях)
  5. Анонс хакатона на образовательных и технологических мероприятиях
  6. Выступление в ВУЗах на поточных лекциях

Для СМИ вам потребуется подготовить пресс-релиз. Для того, чтобы публикация пресс-релиза оказалась максимально результативной, необходимо продумать его заголовок и лид (первый абзац текста). В лиде пресс-релиза нужно дать ответы на вопросы: Кто? Что? Когда? Где? Зачем? Непосредственно в тексте нужно раскрыть информационный повод и контактную информацию.

Пресс-релиз и публикация для социальных сетей - перекликающиеся понятия. Отличия лишь в том, что посты для социальных сетей могут быть не такими официальными и допускают сленг.

Пост для соц. сетей может иметь следующую структуру:

  1. Заголовок - обязательная часть. Он должен быть максимально информативным, содержать название хакатона и даты его проведения;
  2. В основную часть должны быть включены место проведения и задачи (технологии), по которым проводится хакатон, а также мотивация к участию (почему ваш хакатон должен быть интересен участнику?). Обычно потенциальные участники хакатонов обращают внимание на ценность приза, тематику хакатона и задачи, интересных экспертов и гостей;
  3. Ссылка на карточку мероприятия на actum.online, где участники смогут подать заявку на хакатон и ознакомиться с более подробной информацией о мероприятии.

Также для успешного продвижения в социальных сетях можно придумать уникальный хэштег хакатона, по которому будет проще отследить все фото и видео от участников и организаторов хакатона; использовать геолокацию.

Прежде чем определиться с видом рекламы, необходимо составить портрет целевой аудитории (ЦА). Например: мужчины от 18 до 25 лет, студенты, интересы: программирование, инженерия.

После того, как ваша ЦА определена, можно переходить к разработке стратегии продвижения. На этом этапе важно определить какой формат рекламы будет использован и с помощью каких каналов. Рекомендуем заранее определить список инфопартнеров. Это могут быть группы в социальных сетях (ВКонтакте, Facebook, Twitter, Instagram и т.д.), каналы и чаты в мессенджерах (Telegram, WhatsApp и т.д.), новостные порталы, блоги и другие СМИ. Если вы планируете опубликовать информацию в каком-либо паблике, канале или чате Telegram, необходимо связаться с администраторами и получить их разрешение (иначе вы рискуете быть заблокированными). Также на этом этапе важно определить бюджет на продвижение, для этого выделяется особая статья расходов в смете.

Виды рекламы:

  • Контекстная реклама.
    Она представляет собой текстово-графический или текстовый блок, который отображается с учетом контента рекламной площадки. Большим преимуществом контекстной рекламы является её “таргетированность” - целевое ориентирование на интересы аудитории. Контекстные объявления демонстрируются только в том случае, если пользователь уже проявлял интерес к данной тематике. При этом оплата за демонстрацию рекламы производится по количеству кликов, то есть за конкретное действие пользователя. Собственные сервисы контекстной рекламы есть у большинства крупных поисковых систем (Google AdWords, Яндекс.Директ и др).

  • Медийная/баннерная реклама.
    Этот вид интернет-рекламы подразумевает размещение текстовых или графических материалов на сайтах, форумах и порталах. Среди прочих видов интернет-рекламы медийная выделяется относительно невысокой кликабельностью - переходов здесь не слишком много, но обычно они являются целевыми, и при правильном выборе площадки в итоге дают неплохую отдачу. Оплата размещения баннерной рекламы обычно исчисляется количеством показов или времени трансляции - плата за клик здесь не актуальна.

  • Тизерная реклама.
    Тизерная реклама отчасти напоминает медийную - те же графические рекламные модули, дополненные текстовым содержанием. Вот только тексты для тизеров в основном выбираются провокационные, что заметно снижает их кликабельность. Да и общее отношение к этому виду рекламы не слишком благожелательное. Однако, в некоторых случаях тизеры вполне подходят для реализации малобюджетных рекламных проектов.

  • E-mail реклама.
    Рассылка является лишь одним из направлений работы с постоянной клиентской аудиторией. В тексте письма нужно описать всю важную информацию и прикрепить ссылку на регистрацию.

  • Реклама в социальных сетях.
    Этот вид рекламы включает в себя как баннерную/медийную и таргетированную рекламу, так и создание тематических сообществ с активным привлечением в него подписчиков, то есть заинтересованной публики потенциальных участников. Стоит отметить, что с данной аудиторией впоследствии можно весьма эффективно взаимодействовать. Для запуска этого вида рекламы в социальных сетях существует рекламный кабинет. Мы рекомендуем изучить специфику его работы заранее.

Если вышеперечисленные способы не дают желаемого результата, можно использовать рассылку в личные сообщения потенциальным участникам. Но следует помнить, что существуют ограничения на количество отправленных сообщений в день (например, ВКонтакте можно отправить 20 сообщений пользователям, которые не входят в список ваших друзей).

В тексте рассылки следует использовать минимальное количество информации и избегать шаблонных фраз. Рекомендуем прикреплять ссылку на пост с описанием хакатона.

Данный способ продвижения влечет за собой большое количество отказов, поэтому важно уметь работать с возражениями. Если вы получаете отказ, необходимо узнать причину и предложить варианты дальнейшего взаимодействия.

3.10 Проведение отборочного этапа

Отборочный этап хакатона проводится по желанию заказчика и может быть реализован в различных форматах: опрос, тестирование, конкурсное задание.

Для проведения тестового задания может быть несколько причин:

  • отсев некомпетентных участников;
  • отсев «тусовщиков»;
  • повышение качества решения на самом хакатоне;

Если задача связана с каким-либо новым платформенным решением, то на отборочном этапе имеет смысл дать задачу, при решении которой участники смогут ознакомиться с данной платформой до хакатона, чтобы не терять время на самом хакатоне.

Рекомендация: Вам стоит учесть, что при организации отборочного этапа вы уменьшаете конверсию регистрируемых участников. Поэтому если вы планируете хакатон с отборочным этапом, то вам потребуется больше времени на привлечение участников, большее число каналов для привлечения и больший рекламный бюджет.

3.11 Работа с участниками

Работа с участниками во время подготовки к хакатону включает следующие этапы:

  1. Создание общего чата.
    • Функция создания чата доступна в различных мессенджерах;
    • Команда ACTUM использует Telegram, поэтому ниже приведены рекомендации по созданию чата в данном виде мессенджера;
    • Как правило, чат в Telegram создается под именем «Название хакатона. Город». В описание к чату следует прикрепить краткое описание хакатона и ссылку на регистрацию. Аватаром может выступить баннер хакатона;
    • Чат необходимо сделать «супергруппой». Это уменьшит количество вопросов, так как участники смогут видеть всю историю переписки;
    • Прикрепите информацию, объясняющую цели создания чата, чем он может быть полезен для участников. Также представьте команду организаторов, чтобы участники понимали, к кому и по каким вопросам можно обращаться;
    • Важным пунктом является приветствие новых участников в чате и знакомство с ними. С этой задачей поможет справиться чат-бот. Стоит отметить, что при частом вступлении в группу новых участников чат-бот будет спамить, что может вызвать возмущении аудитории. Поэтому советуем практиковать живое общение в чате;
    • Немаловажным пунктом является наличие навигации в чате. Это может помочь одиночным участникам найти команду или капитанам - участников с нужным набором компетенций. Для этого используйте хэштеги. Например, в чатах ACTUM для знакомства используется - #ктоя, а для тех, кто ищет команду - #ищукоманду.
  2. Обратная связь.
    Со дня публикации анонсов и запуска рекламы в социальных сетях у участников или потенциальных участников может возникать ряд вопросов, касающихся регистрации, правил проведения, места проведения, задач и других аспектов участия в хакатоне. Комьюнити-менеджер должен быть на связи во всех социальных сетях, где проводились публикации, также систематически отвечать на почту, обратную связь на платформе и в чате хакатона в Telegram.

  3. Обзвон участников.
    За 2-3 дня до конца регистрации необходимо связаться по телефону со всеми заре­гистрированными участниками и подтвердить их присут­ствие на мероприятии. Выгрузите всех зарегистрированных в таблицу. Это можно сделать кнопкой в личном кабинете организатора во вкладке «Заявки участников». Название ко­манд по умолчанию проставлено только у создателей команды (капитанов), поэтому рекомендуем начать обзвон с них. Это поможет определить одиночных участников и участников “в команде”.

Примерный скрипт разговора с капитаном команды выглядит следующим образом:

  • — Здравствуйте! /Имя участника/? Меня зовут /Ваше имя/! Я звоню вам по поводу хакатона Название, на который вы пода­ли заявку.
  • — Вижу вы являетесь капитаном команды. Все участники вашей команды зарегистрированы? Назовите их фамилии. Сколько еще человек будет в составе вашей команды?
  • Дополнительные вопросы по хакатону
  • — Вы есть в телеграм-чате хакатона? Там будет публиковаться важная информация. Давайте скину вам ссылку в Telegram или WhatsApp.

После обзвона капитанов можно приступать к обзвону от­дельных участников. Необходимо уточнить, состоит ли он в команде и вдохновить на участие (будьте готовы к тому, что отсутствие команды может повлиять на отказ от участия в хакатоне).

Ниже приведены часто задаваемые вопросы и примерные ответы.

  1. У меня нет команды, что делать? Не хочу из-за этого участвовать.
    Команду легко найти в чате telegram. Просто расскажи о своих компетенциях и поставь хештег #ищукоманду, если там не уда­лось никого найти, на площадке это получается проще и веселее.

  2. Как пригласить участников в команду?
    — Здравствуйте! Члены вашей команды при подаче заявки на мероприятие должны выбрать «Присоединиться к коман­де» и на следующем этапе выбрать вашу команду. Вам, как капитану, после подачи заявки участников нужно в личном кабинете перейти во вкладку «Заявки команды» и одобрить заявки участников. Также вы можете пригласить их в команду, нажав на «Участни­ки мероприятия» и выбрав нужного человека. Более подробно с регистрацией на платформе можете озна­комиться на YouTube-канале ACTUM ONLINE.

  3. Что мне нужно взять с собой?
    — Для участия требуется только ноутбук (компьютер), но по желанию можешь взять с собой плед, любимую подушку или домашние тапочки.

  4. Могу ли я опоздать на мероприятие?
    — Да, можно приехать позже, главное – заранее предупредить организаторов.

  5. Стоит ли мне участвовать, если у меня маленький опыт в программировании и разработке? или нет опы­та участия в хакатонах
    — Да, хакатон — это отличная возможность, прежде всего, получить опыт разработки, общения, программирования. На хакатонах участники собираются с различным уровнем и это не мешает им создать качественный продукт.

3.12 Организация питания

Для организации питания необходимо понимать ожидаемое количество участников и доступный бюджет. В зависимости от региона проведения данная сумма может меняться. В среднем по России комплексное питание 48-ми часового хакатона обходится приблизительно в 1,5 тыс. рублей на человека.

Вдобавок к этому необходимо организовать круглосуточный кофе-брейк: участники должны постоянно иметь доступ к воде, чаю, кофе, печенью или другой кондитерской продукции.

Иногда площадка может частично или полностью взять на себя организацию питания. Например, если на ней имеются столовые или кафе.

Возможны случаи, когда заказчик берет организацию питания на себя. Если так, необходимо оговорить с ним все детали по обеспечению питания.

Рекомендации: Учитывайте особенности регионов, вероисповеданий, вкусовых предпочтений участников. Не стоит включать свинину в меню участников мусульман и евреев. Не стоит включать продукты животного происхождения для вегетарианцев.

Примеры типовых меню вы можете скачать по ссылкам:
Типовое меню №1
Типовое меню №2

3.13 Фото и видеосъемка

На этапе подготовки хакатона следует обсудить с заказчиком необходимость осуществления фото- и видеосъемки. Насколько ему необходима данная услуга, чьими силами она будет закрываться, нужно ли искать внешних подрядчиков, или заказчик реализует ее собственными силами.

Примеры типовых договоров и ТЗ для фото и видеосъемки вы можете скачать по ссылкам:
Типовой договор и ТЗ для фотосъемки
Типовой договор и ТЗ для видеосъемки

3.14 Партнеры, СМИ

Генеральным партнером является ключевой заказчик хакатона. Наличие Генерального партнера повышает статус мероприятия, позволяет получить широкую информационную огласку, а также наладить коммуникации с представителями сетей на региональном или даже международном уровне. Генеральный партнер также может предоставить дополнительные фирменные призы победителям.

Для широкого освещения события важно привлекать информационных партнеров - те сообщества и организации, которые могут разместить информацию о вашем хакатоне на своих ресурсах. Чем больше вы привлечете информационных партнеров, готовых вам помочь безвозмездно или на условиях бартера, тем меньше средств израсходуете на рекламу для привлечения участников и тем большего охвата добьетесь. Для размещения информации о мероприятии необходимо написать пресс-релиз, в котором указывается основная информация о мероприятии: тематика, суть, призы, организаторы, партнеры, дату, время, место.

Можно пригласить СМИ и съемочную группу телеканала, отправив им пресс-релиз. Чем интереснее вы напишете о вашем мероприятии, тем вероятнее, что большинство инфопартнеров и СМИ откликнется.

К партнерству можно также привлекать компании, которые предоставляют необходимые для организации мероприятия услуги или продукцию. Например, это могут быть компании-производители энергетических напитков, пиццы и др. С ними можно договориться о предоставлении их продукции на бесплатной основе либо с большой скидкой взамен на PR, фотоотчет, рекламу, базу контактов и всё, что вы можете им предоставить, не принося себе этими действиями «ущерб». Здесь должна работать система «win-win», то есть вы выигрываете от их продукции/услуг, а они от ваших услуг, каждый получает свою выгоду.

Также могут быть задействованы и другие партнеры в зависимости от необходимости иметь определенные услуги или продукцию на хакатоне (исходя из тематики или задач).

Что вы можете предложить партнерам:

  • возможность формирования задачи (на усмотрение генерального партнера);
  • упоминание в материалах для СМИ;
  • освещение партнеров на самом мероприятии, распространение брендированной продукции, установка рекламных конструкций партнеров на площадке;
  • размещение логотипов партнера на баннерах мероприятия;
  • организация презентации продукции или установка точки дегустации продукта;
  • предоставление и размещение в социальных сетях фото и видеоотчетов, доступ к общему фотоотчету;
  • размещение информации о партнере в социальных сетях;
  • предоставление представителям партнеров возможности выступить в качестве спикеров, экспертов, членов жюри;
  • проведение образовательного мероприятия на хакатоне;
  • доступ к рассылке участникам мероприятия.

С каждым партнером можно найти свои точки соприкосновения, все условия взаимодействия с партнерами обговариваются заранее. Важно понимать, что партнерам нужно уделить особое внимание, выполнив условленные договоренности. При положительном опыте взаимодействия их можно будет приглашать в качестве партнеров и на другие хакатоны. В таком случае вы будете иметь базу постоянных партнеров и меньше сил прикладывать к их поиску в дальнейшем.

3.15 Экспертный состав и жюри

Во время хакатона эксперты выступают в роли наставников: отвечают на вопросы участников, осуществляют промежуточную проверку результатов работ. Часто эксперты выступают также в качестве членов жюри на защите проектов. В качестве экспертов обычно приглашают специалистов компании-заказчика, компаний-партнёров или из сторонних организаций.

Эксперты могут быть технологическими, которые обладают знаниями и опытом в информационных технологиях, дизайне, управлении проектами и других областях; бизнес-эксперты, обладающие знаниями и опытом в сфере бизнеса, управления проектами, финансов, маркетинга или имеют предпринимательский опыт и другие эксперты, способные оказать консультационную помощь. Оптимальное количество экспертов на хакатоне - по 2-3 эксперта каждую задачу.

Рекомендация: Обязательно пригласите в эксперты специалистов из предметной области хакатона, как узкоспециализированных, так с широким профилем (аналитики, менеджеры и т.д.).

В жюри следует пригласить людей, которые хорошо разбираются в тематике задач и способны грамотно аргументировать свою оценку. В состав жюри входят представители компаний, партнеров, эксперты и приглашенные лица (по усмотрению заказчика и организатора).

После презентации каждого представленного к защите проекта в программе отводится время на вопросы и уточнения членов жюри. После выступления всех команд жюри могут предоставить обратную связь по проектам.

Время, на которое необходимо задействовать членов жюри, может варьироваться, но не стоит удерживать членов жюри более двух часов. Если число выступающих на финале команд превышает 15, лучше проводить защиту проектов параллельно в отдельных зонах, например, в зависимости от номинаций/задач. Если же команд не так много, можно провести защиту всех команд в одной локации, огласив временные рамки. Также не забудьте предоставить питьевую воду для жюри.

Пример таблицы “Оценка проектных решений” для жюри, которую можно редактировать и наполнять данными в соответствии критериями оценки ваших задач и названиями команд.

Оценка проектных решений

Рекомендация: Заблаговременно ознакомьте экспертов и жюри с критериями оценки проектов и правилами участия для участников. Отдельно с экспертами проведите инструктаж, обсудите чек-поинты.

3.16 Образовательные мероприятия

Помимо работы над проектами хакатон может содержать образовательную составляющую.

Тематика образовательного мероприятия может иметь любую направленность или может быть связана непосредственно с тематикой хакатона. Это может быть воркшоп, мастер-класс, лекция, встреча, на которой партнеры расскажут о своей компании, имеющихся вакансиях, рыночных тенденциях или выступления спикеров на специализированные темы, и т.д.. Спикерами образовательной части могут быть представители компании-заказчика, компаний-партнёров, опытные хакатонщики и независимые эксперты.

На стандартном 48-часовом хакатоне, как правило, проводится 2 образовательных мероприятия по 40-60 минут во второй день. В остальные дни проводить их нецелесообразно, т.к. участники заняты работой.

4. Проведения хакатона

4.1 Подготовка площадки

В день открытия хакатона организаторам следует прийти на площадку несколькими часами ранее участников и гостей, чтобы проконтролировать готовность площадки к мероприятию, установить рекламные конструкции, оформить стойку регистрации, настроить оборудование, убедиться в наличии необходимого количества стульев, столов для работы, переходников и т.д

Рекомендация: Монтаж пресс-волла обычно делает сотрудник подрядной компании. Позаботьтесь о том, чтобы эта работа была выполнена за несколько часов до открытия регистрации на мероприятие. Размещайте пресс-волл так, чтобы не фотографировать людей против света

Проверьте wi-fi и скорость интернета, зону питания и кофе-брейка, наличие воды в кулерах. Расставьте навигацию: указатели на гардероб, залы и другие нужные помещения. Стойка регистрация должна стоять при входе. Если площадка – это учреждение с особой охранной системой, от вас могут потребовать заранее предоставить списки участников с указанием ФИО участников и паспортными данными. Это частая практика. В таком случае при обзвоне участников до хакатона необходимо узнать у них паспортные данные.

Рекомендация: Во время регистрации включите фоновую музыку, она придаст настроение участникам и создаст более непринужденную атмосферу. Также используйте отбивки – это динамичная короткая музыка, играющая во время выхода на сцену гостей, под которую хочется аплодировать. На награждение можно включать фанфары или любую веселую отбивку. В конце мероприятия не забудьте сделать общее фото на память!

4.2 Процесс регистрации

Процесс регистрации занимает, как правило, около часа и включает в себя встречу участников и гостей на стойке регистрации, кофе-брейк, развлекательную программу.

Встречу участников и гостей могут проводить организаторы или волонтёры, прошедшие инструктаж. На стойке регистрации необходимо иметь списки участников (в бумажном или электронном виде), бейджи и сувенирную продукцию (“мерч”). Подробнее о видах сувенирной продукции в пункте 3.4 «Дизайн». Списки участников мероприятия желательно заранее ранжировать в соответствии со статусом: участник, эксперт, партнёр, гость, пресса, волонтёр, организатор.

Также рекомендуем заранее определиться с вариантом написания ФИО на бейджах. Они могут быть распечатаны заранее, написаны от руки перманентным маркером в момент обращения участника на стойку регистрации или напечатаны на принтере для наклеек (например, принтер компании Brother).

Стоит отметить, что государственные площадки могут потребовать заполнения документов по технике безопасности, подтверждения об ознакомлении с правилами проведения хакатона и провести опись личного имущества (для участников, пришедших с системными блоками ПК или дополнительным оборудованием). Данную процедуру удобнее всего также провести на стойке регистрации.

После выдачи бейджей и сувенирной продукции желательно обозначить местонахождение гардероба, а также зон для проведения кофе-брейка, открытия хакатона и работы команд. С этой задачей поможет волонтер и набор указателей на площадке.

Зона для кофе-брейка должна включать столы, кулеры, наборы чая и кофе, посуду, салфетки, урны для мусора. Сладости приветствуются.

Развлекательная программа может включать проигрывание видеороликов, музыкальное сопровождение, проведение игр. Это время является подходящим для рекламы компаний-партнёров (раздача флаеров, выступление представителей, наличие ростовых кукол). Не забывайте приглашать участников в зону пресс-волла для фотографирования.

4.3 Церемония открытия

Программа церемонии открытия:

  1. Приветственное слово организатора. Здесь важно эмоционально завести аудиторию, описать важность мероприятия, цели, задачи и обозначить плюсы участия в нём, выразить благодарность заказчикам и партнёрам;
  2. Приветственное слово заказчика и наиболее значимых партнёров мероприятия;
  3. Представление экспертов. Представить имена, компании, компетенции экспертов, формат взаимодействия с ними во время хакатона;
  4. Описание задач и ответы на вопросы участников. Каждый эксперт описывает поставленную задачу и рассказывает её особенности;
  5. Представление команды организаторов;
  6. Представление программы мероприятия. Озвучить расписание на 3 дня;
  7. Презентация команд и одиночных участников.Представители от команд презентуют состав команды, сообщают выбранную задачу;
  8. Распределение участников по командам;
  9. Инструктаж о правилах поведения на площадке;
  10. Рассадка на рабочие места.

4.4 Рабочий режим

Рабочий режим подразумевает работу команд на рабочих местах. Если у вас планируется большое количество команд (больше 25), рабочие места можно пронумеровать, установив таблички.

Для обеспечения комфортной работы участников организатор должен контролировать наличие снеков и напитков в зоне кофе-брейка. Также перед ночным режимом работы рекомендуется раздать участникам энергетические напитки.

В соответствии с программой участникам необходимо пройти чек-поинты. 48-часовой формат хакатона предполагает наличие 4-5 чекпоинтов в зависимости от времени начала и окончания хакатона.

Платформа actum.online позволяет перенести этот процесс в онлайн-режим и упростить работу организаторов. Но не стоит забывать, что вы проводите мероприятие на offline площадке, поэтому нельзя исключать живое общение (иначе теряется атмосфера хакатона). Во время чек-поинтов порекомендуйте экспертам пообщаться с командами, комьюнити-менеджер может сопровождать этот процесс записью в протокол, что также улучшит процесс отслеживания прогресса команды.

Кратко рассмотрим содержание каждого из чек-поинтов:
Промежуточная проверка №1. Знакомство с командой, распределение ролей. Команда сообщает о том, какая выбрана задача для решения и что готово на данный момент. Как правило команда находится на стадии обсуждения идеи, продумывает архитектуру и оценивает свои силы.

Встречаются команды, которые начинают решение задачи, используя заготовку. В этом случае задача комьюнити-менеджера и экспертов выяснить, что представляет собой данная заготовка и определить точку отсчёта начала работы данной команды, т.к. по итогу (согласно положению) оценивается тот объём работы, который был выполнен на хакатоне.

Промежуточная проверка №2. Проводится через 8-12 часов после первого чек-поинта при условии, что первый чек-поинт состоялся вечером. Оценивается результат работы за ночь.

Промежуточная проверка №3. Результат работы за день. Так как днём отведено время для работы с экспертами, третий чек-поинт должен быть наиболее информативным, чем предыдущие. Также для организатора - это возможность оценить компетентность экспертов.

Промежуточная проверка №4. Финишная прямая. Этап незначительной доработки прототипа и подготовка презентации. На этом чек-поинте важно ещё раз сообщить о требуемых для допуска к защите материалах, регламенте и критериях оценки.

Прохождение чек-поинтов должно быть строго ограничено по времени, а на команды, непрошедшие промежуточную проверку, наложены санкции.

Контроль прохождения чек-поинтов усложняется в случае проведения смешанного хакатона. В этом случае команды, участвующие в формате online, должны быть на связи. Для них необходимо обеспечить связь с экспертами. Также не забывайте учитывать часовые пояса, это важно для утверждения времени защиты проектов.

4.5 Сбор всех материалов по проектам

Сбор материалов начинается за час до начала защиты проектов. Предлагаем расширенный список материалов:

  1. Презентация;
  2. Запись работы прототипа;
  3. Ссылка на GitHub или другой репозиторий;
  4. Описание проекта в текстовом файле;

Так как хакатон - это технологическое соревнование, направленное на создание прототипов, то главное на защите - это показать работу прототипа. Презентация требуется не всегда, это на усмотрение организаторов и заказчика. Мы рекомендуем собирать презентации, так как в них можно отразить информацию, которая не всегда понятна при просмотре работы прототипа.

Работу прототипа можно продемонстрировать несколькими способами:

  1. Подключить HDMI к ноутбуку участника и показать работу в режиме реального времени;
  2. Показать запись экрана работы прототипа;
  3. Подключиться через локальную сеть к ноутбуку, на котором находится прототип и показать его работу в режиме реального времени.

Наиболее распространёнными являются 1 и 2 вариант. Видео с записью работы прототипа рекомендуем собирать в любом случае, так как после хакатона команда может удалить код из репозитория.

Важный момент - сбор аннотаций. Это краткая информация по проекту (2-3 предложения) в текстовом файле, которая поможет в короткие сроки сформировать пост-релиз.

4.6 Защита проектов и закрытие

Главной задачей организаторов на данном этапе является обеспечение прозрачности судейства. Команды должны находиться в равных условиях.

О регламенте выступления команды следует оповестить заранее. Лучше данную информацию разместить в общем чате, а также лично сообщить каждой из команд на последнем чек-поинте.

Продолжительность защиты проектов зависит от количества команд и треков. Для ускорения процесса защиты можно провести демонстрацию проектов параллельно. Для этого необходимо выделить несколько аудиторий, разделить выступающих и экспертов согласно номинациям.

На выступление команды можно выделить 5-7 минут, плюс 3 минуты вопросы. Для экспертов заранее необходимо подготовить таблицу с критериями оценки, утверждёнными в положении о хакатоне.

На церемонии награждения необходимо аргументировать выбор победителя. Также не забудьте сделать общую фотографию и фотографии с победителями, это понадобится для пост-релиза.

5. После проведения хакатона

5.1 Подписание акта выполненных работ. Отчет Заказчику

Для отчета перед Заказчиком необходимо собрать информацию об участниках, командах и проектах, которые были реализованы в период проведения хакатона. Рекомендуем заняться этим заранее, так как отчет Заказчику необходим сразу после окончания хакатона.

Необходимо заполнить несколько таблиц:

  1. Таблица с информацией об участниках, в которой указаны данные всех участников, пришедших на хакатон за период его проведения: название команды, ФИО, роль в команде, компетенции, электронная почта, номер телефона. Эту информацию можно выгрузить, используя платформу actum.online (таблица «Участники»);
  2. Таблица с прогрессом участия команд (прохождение чек-поинтов) с указанием информации о решаемой задаче, прохождении каждого чек-поинта, аннотации и ссылки на репозиторий и презентацию команды (таблица «Прохождение чек-поинтов»).

Презентации команд необходимо собрать до начала защиты проектов и загрузить в облачное хранилище для доступа заказчику.

5.2 Сбор обратной связи от участников

Целью сбора обратной связи от участников, прежде всего, является оценка степени удовлетворенности/неудовлетворенности участников проведением хакатона. Затем эту информацию можно использовать для внесения изменений в организацию и «работу над ошибками».

Самый простой способ обработки обратной связи – Google Forms. Так как все шаблоны уже есть, для работы с этим ресурсом достаточно иметь список вопросов и шкалу их оценки. Стандартный список вопросов выглядит следующим образом:

  1. Возраст;
  2. Основная деятельность;
  3. Количество участия в хакатонах;
  4. Роль в команде;
  5. Источник информации о проведении хакатона;
  6. Что больше всего/меньше всего понравилось в организации хакатона;
  7. Предложения/пожелания по проведению будущих мероприятий;
  8. Степень удовлетворенности отдельными аспектами проведения хакатона.

Для того чтобы оценить последний пункт, обычно используется 5-ти бальная система оценки, т.к. является самой привычной для понимания. Но можно использовать и другие. Аспекты проведения хакатона могут быть различными в зависимости от тематики проведения, задач, места проведения, наличия образовательных программ/воркшопов и др.

5.3 Рассылка электронных сертификатов участников

Электронный сертификат участника – один из пунктов чек-листа для дизайнера. Как правило, это шаблон, в который необходимо вписать ФИО. Нужные ФИО высылает участник лично или капитан команды. Электронный сертификат высылается в формате .jpg.

5.4 Выплата призовых

По завершению хакатона командам-победителям необходимо заполнить Протокол согласования распределения приза между участниками команды. Его необходимо подготовить заранее в печатном виде, указав в шапке название и даты проведения хакатона. Подписывается Протокол капитаном команды-победителя и ответственным организатором.

Каждая команда-победитель заполняет отдельный Протокол.

Начисление денежного приза может производиться 2 способами:

  1. На счет каждого участника команды в виде доли от приза в соответствии с Протоколом
  2. На счет одного из участников команды. После начисления выбранному участнику необходимо разделить приз поровну между всеми членами команды.

Независимо от способа начисления денежного приза Протокол должен быть заполнен. В случае, если участники команды-победителя выбирают кого-то одного, все остальные участники команды также должны быть указаны в Протоколе с размером денежной доли приза равной нулю.

Денежный приз может быть начислен:

  1. На счёт физического лица. Взимается налог на доходы физических лиц (НДФЛ=13%);
  2. На счёт юридического лица.

Если начисления производятся на счёт физического лица, необходим следующий список документов:

  1. Скан-копия подписанного Заявления о выплате денежного приза;
  2. Скан-копия паспорта (основная страница с фотографией и информацией о выдаче и страница с пропиской);
  3. Скан-копия ИНН (Свидетельство о постановке на учёт физического лица);
  4. Скан-копия СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счёта);
  5. Реквизиты банковского счета.

Если начисления производятся на счёт юридического лица (например, ИП), необходим следующий список документов:

  1. Скан-копия подписанного заявления на получение денежного приза;
  2. Скан-копия паспорта (основная страница (с фотографией и информацией о выдаче) и страница с пропиской);
  3. Скан-копия ОГРН (Основной государственный регистрационный номер);
  4. Реквизиты банковского счета.

После того как документы для начисления денежного приза собраны, необходимо составить Протокол результатов хакатона и распределения призов. В нем указываются все команды-победители с учетом номинации, размера денежного приза, аннотации их работы и списка всех участников команды. Протокол подписывается уполномоченным лицом.

5.5 Сбор материалов о прошедшем мероприятии

Пост-релиз - это краткое информационное сообщение для социальных сетей и прессы. Он выпускается в максимально сжатые сроки после хакатона, иначе теряется актуальность события. В пост-релизе необходимо указать информацию о победителях хакатона по номинациям.

Фото и видео необходимо опубликовать в соц. сетях сразу по их готовности и обязательно сообщить об этом участникам.

Также мы рекомендуем запрашивать у заказчиков благодарность о проведении хакатона. Помимо этого, благодарности могут запрашивать партнеры хакатона. Благодарность пишется в свободной форме и подписывается уполномоченным лицом.

5.6 Сбор историй успеха

Через месяц после завершения хакатона необходимо собрать информацию от команд-победителей и заказчиков о дальнейшем развитии проектов, возможном сотрудничестве, опыте, полученном за время проведения хакатона и после его завершения.

Главной целью этого сбора является подведение итогов работы вашей команды.

6. Возможности платформы actum.online

Чтобы создать мероприятие на платформе actum.online, вам в первую очередь необходимо зарегистрироваться и подтвердить свою учетную запись.

При создании мероприятия вам придется пользоваться двумя разделами личного кабинета: «Мои мероприятия» и «Настройки».

В разделе «Мои мероприятия» происходит основное управления вашими мероприятиями, создание, редактирование, удаление.

В разделе «Настройки» происходит добавление новых партнеров, чек-поинтов, критериев оценки. В данных разделах уже есть системные атрибуты, которыми вы можете пользоваться (системные чек-поинты и критерии оценки), но также вы можете добавлять свои атрибуты. Все что вы добавляете в этом разделе, сохраняется в вашей учетной записи и в последующем вы можете это использовать во всех своих мероприятиях.

Настройка профиля

Чтобы создать мероприятие, необходимо зайти в личный кабинет в раздел «Мои мероприятия» и создать «Новое мероприятие». В выпавшем окне указываете название, выбираете тип и формат проведения, сохраняете и далее попадаете в основной кабинет для заполнения всей необходимой информации.

Новое мероприятие
Этапы создания мероприятия

Этапы создания мероприятия:

  1. Основная информация;
  2. Описание;
  3. Программа;
  4. Задачи;
  5. Партнеры;
  6. Чек-пойнты;
  7. Эксперты и жюри;
  8. Призовой фонд;
  9. Настройки.

Большая часть разделов интуитивно понятна, но есть некоторые разделы, в которых заложена определенная логика и именно на них хотелось бы заострить ваше внимание:

  1. Задачи;
  2. Партнеры;
  3. Чек-пойнты;
  4. Эксперты и жюри.

6.1. Задачи

При создании задачи вам доступен различный функционал. Вы можете дать название задачи, сформировать краткое описание, при необходимости прикрепить дополнительные материалы или если у вас планируется отборочное задание, то назначить его как “Тестовое задание” и при подаче заявки участники должны будут прикрепить документ с его решением, также вы можете для конкретной задачи назначить свой призовой фонд.

“Способ оценки задач” в выпадающем списке лучше выбирать как “Прочее”, т.к. способ оценки “По критериям” нужен для online формата, также и раздел “Жюри” необходим только в online формате.

Создание задачи

6.2. Партнеры

Если вы добавляете партнера на страницу мероприятия впервые, то сделать это на этапе формирования описания нельзя. Сначала необходимо его добавить в разделе личного кабинета в «Настройки». Загружаете логотип, указываете ссылку на сайт, выбираете тип партнера и сохраняете (данный партнер теперь есть в базе вашего аккаунта и при создании нового мероприятия вам не придется загружать заново всех партнеров). Теперь вы можете перейти в раздел редактирования мероприятия и добавить нужных партнеров в разделе «Партнеры».

Партнеры

6.3. Чек-поинты

Удобство системных чек-поинтов заключается в том, что в них уже заложены необходимые атрибуты. Например, в первом чек-поинте «Выбор задачи» участники сразу могут выбрать, чью задачу будут решать, описать идею и на какой стадии находятся.

Чек-пойнты
6.3.1. Системные чек-поинты

Удобство системных чек-поинтов заключается в том, что в них уже заложены необходимые атрибуты. Например, в первом чек-поинте «Выбор задачи» участники сразу могут выбрать, чью задачу будут решать, описать идею и на какой стадии находятся.

Выбор задачи
Выбор задачи, 2 шаг

В чек-поинте «Загрузка проектных решений» участники сразу смогут указать название проекта, краткое его описание, загрузить презентацию, оставить ссылку на Git и видео записи работы прототипа, если потребуется.

Загрузка проектных решений
Загрузка проектных решений, 2 шаг

Если вы пользуетесь этими двумя системными чек-поинтами, то по завершению хакатона решения команд формируются и отображаются в виде симпатичной карточки.

Результат
Результат 2
6.3.2. Собственные чек-поинты

Помимо использования системных чек-поинтов вы можете создавать свои индивидуальные, они создаются из личного кабинета в разделе «Настройки».

Добавление собственных чек-пойнтов

Вы можете дать чек-поинту любое название, описать его суть и выбрать способ прохождения:

  • Чек-бокс;
  • Комментарий (возможность описывать текущее состоянии дел или вставлять ссылки);
  • Документ (возможность прикрепления каких-либо документов);
Собственный чек-пойнтов

6.4. Эксперты и жюри

Данный раздел предполагает возможность прикреплять экспертов и жюри к конкретным задачам, чтобы они могли видеть информацию, которую участники загружают на чек-поинтах и их результаты. Данный функционал необходим для проведения online хакатона, а это руководство написано для организации offline формата, поэтому процесс прикрепления экспертов и жюри тут не нужен.

После заполнения всех полей система предложит вам отправить заявку на рассмотрение администратору. Это необходимо для модерации контента мероприятий. Если вы хотите ускорить процесс рассмотрения - свяжитесь с администратором напрямую по контактным данным:

Ковалева Юлия Николаевна
Менеджер по работе с партнерами
+79776772540
e-mail: Y.Kovaleva@actum.online
fb: https://www.facebook.com/kovaleva.iu
Telegram: @yu_kovaleva

Гривенная Наталья Андреевна
Менеджер сообщества участников
+79774150938
e-mail: N.Grivennaya@actum.online
vk: https://vk.com/n.grivennaya
Telegram: @NataliaGrivennaya